FFV’S energikunder flytter i SonWin på 2 måneder

En stærk projektstyring, klar ansvarsfordeling og detaljeret projektnedbrydning i tæt samarbejde med Sonlinc gjorde, at projektet forløb succesfuldt da Energi Fyn overtog 50.000 kundeforhold samme dag som Engrosmodellen blev idriftsat, og skulle konvertere dem umiddelbart efter.

29. august, 2016

Forsyningssektoren undergår voldsomme strukturelle ændringer med ambitioner om at blive mere effektive, mere grønne og mere internationale. Nogle af trylleformularerne er stordrift og konstant forandring. Formularer, der egentlig modarbejder hinanden med kompleksitet og øget risiko for fejl i beslutninger og processer.

En af de situationer, hvor disse faktorer slog maksimalt ud, var, da Energi Fyn overtog ejerskabet og dermed drift af FFV's el-forretning selvsamme dag, som Engrosmodellen trådte i kraft – nemlig den 1. april 2016.

Overtagelsen omfattede 3 selskaber og cirka 50.000 kundeforhold fordelt på net og kommerciel. Alle vidste, at tidspunktet, midt i søsætningen af Engrosmodellen, var vanskeligt. Men da den egentlig også var én af flere bevæggrunde for transaktionen, var det et vilkår, der kun kunne modificeres ved at lade aktiviteterne fortsætte i eksisterende systemer året ud.

Men ganske kort efter overtagelsen viste der sig et akut behov for at få sammenlagt den ny og eksisterende forretning. Det vil sige, at Energi Fyn pludselig ikke bare havde en Engrosmodel, der skulle køres ind og stabiliseres, de havde også et mellemstort energiselskab, som hurtigst muligt skulle op og køre på Energi Fyns eksisterende systemer.

Konsekvensen blev, at kundedirektør Henrik Vorgaard og afregningschef Annemette Carlsen indkaldte Sonlincs konsulentchef Christian Fischer til en diskussion om, hvordan problemet kunne løses. Løsningen var naturligvis yderligere udfordret af, at Sonlinc var i fuld gang med at idriftsætte 40 nye engrosmodelløsninger, herunder også hos Energi Fyn. Men efter at have vendt og drejet problemerne mange gange, blev de enige om en løsning vedrørende datakonvertering.

Løsningen blev, at Energi Fyn og Sonlinc i samarbejde specificerede projektet, og nedbrød det i sine mindste bestanddele. Det betød, at der kunne fremstilles nogle velspecificerede opgaver, som kunne uddelegeres til en større projektgruppe end man normalt ville involvere og i en meget detaljeret projektplan.

Dette forberedelsesarbejde krævede en del ressourcer for styregruppen, som bestod af 2 personer fra Energi Fyn og 2 personer fra Sonlinc, men det blev nøglen til, at projektet kunne passe ind i de i forvejen fyldte kalendere, og at afvigelser kunne identificeres og korrigeres indenfor planen, som løb over 10 uger.

Henrik Vorgaard siger om konverteringsprojekter:

”Vi har gennemført rigtig mange konverteringsprojekter, og det er altid forbundet med stor risiko, fordi man ikke kender kvaliteten af de data man modtager. Det eneste der er altid er sikkert er, at de aldrig er perfekte, og det altid er en udfordring at overholde tidsplanerne”.

Annemette Carlsen supplerer med:

”Men det arbejde vi, sammen med Sonlinc, lagde i at nedbryde opgaven denne gang gjorde, at vi ikke blev ramt så hårdt af overraskelserne, og at vi kunne udnytte det, når processen faktisk forløb bedre end ventet. Det blev også betydelig nemmere for den enkelte at levere sit bidrag, fordi de enkelte opgaver var afgrænsede og overskuelige, og fordi det var tydeligt, hvornår det skulle leveres”.

Annemette Carlsen fortsætter:

”En anden vigtig erfaring er, at projektet skal være godt forankret i ledelsen hos os. Sonlinc har udvist et stort engagement og ydet en enorm indsats, men de kan naturligvis ikke drive en forandringsproces hos os uden en dedikeret ledelsesindsats fra vores egen side”.

Konsulentchef Christian Fischer siger om projektet:

”Det er den første datakonvertering efter Engrosmodellen. Det er blevet lidt mere kompliceret da vi nu også har DataHubben og Energinet.dk med i ligningen. Derfor har Sonlincs konsulenter høstet viden, som fremadrettet vil blive værdifuld for andre selskaber i sektoren. Viden som vil minimere de risici der altid er ved komplekse konverteringer. ”

Om Energi Fyn

Energi Fyn er en moderne og velkonsolideret energikoncern, ejet af 200.000 fynske andelshavere - Energi Fyn er fynboernes energiselskab.

Hos Energi Fyn er kerneforretningen el nettet og tilhørende forretningsområder. Energi Fyn ejer og driver elforsyningsnettet på størstedelen af Fyn. Herudover håndterer de afregning og kundeservice for flere forsyninger på Fyn, de sælger el og gas til private og erhverv, tilbyder forskellige bredbåndsløsninger og de etablerer og driver gadebelysningen i flere kommuner på Fyn, ligesom de etablerer andre former for ude- og effektbelysning.

Energi Fyns hovedsæde er placeret i Odense, og selskabet beskæftiger cirka 290 medarbejdere på en række fagområder inden for teknik, administration, økonomi, kundeservice med mere.

Om Sonlinc

Igennem mere end 25 år har Sonlinc optimeret forretningsprocesser og udviklet software til forsyningssektoren med henblik på, at forbedre forsyningsselskabers konkurrenceevne i et konstant mere liberaliseret energimarked, gennem et højt serviceniveau og effektive processer.

Sonlinc beskæftiger 90 medarbejdere med mange års erfaring fra sektoren, og har herigennem et indgående kendskab til de forretningsmodeller branchen anvender.

Sonlinc arbejder tæt sammen med sine kunder om udvikling af kundernes virksomhed. Det er Sonlincs holdning at man ved fælles hjælp når det bedste resultat. Sonlincs særlige forretningsmodel betyder at nye løsninger udvikles sammen med kunderne. Et partnerskab med Sonlinc betyder at kunden konstant bliver inspireret og udfordret til at udvikle sin virksomhed. SonWin er softwaren der gør det muligt.

Kontakt salgschef Tim Janum på tlf. 5154 1523 eller mail tja@sonlinc.dk. Og få mere at vide.